Scannen in der Kanzlei: Einstellungen, die später OCR und Portale retten

Die beste OCR-Engine repariert keinen hoffnungslos dunklen Scan. Deshalb beginnt Dokumentenqualität am Einzug des Scanners - oder am Handy, wenn der Außentermin keinen Flachbettscanner kennt. Für Kanzleien lohnt ein kurzer, verbindlicher Scanstandard mehr als teure Nachbearbeitung jedes Mandats.

Grundeinstellungen, die sich rechnen

Für Textseiten sind 300 dpi ein belastbarer Standard; unter 200 dpi leiden kleine Ziffern und Fußnoten. Graustufen reichen oft für Schriftsätze und Urteile; Farbe behalten, wenn Stempel, Markierungen oder Fotobeweise relevant sind. Einseitigkeit vs. Duplex bewusst wählen: leere Rückseiten blähen Bände und Portallimits.

Vorlagen gerade einlegen, Heftklammern entfernen, stark geknickte Seiten glätten. Das klingt banal und verhindert die Hälfte aller Deskew-Diskussionen.

Scan-Checkliste am Arbeitsplatz

• 300 dpi als Default für Text; höher nur bei Bedarf (kleine Schrift, Pläne).
• Farbe nur wenn inhaltlich nötig; sonst Graustufen.
• Leere Rückseiten entfernen oder Duplex-Regeln festlegen.
• Dateiname sofort mit Mandatszeichen vergeben.
• Stichprobe der ersten Seiten vor dem Stapelende.
• Handyfotos: parallel zur Vorlage, ohne Schatten und mit ausreichend Licht.

Handy vs. Büroscanner

Außentermine erzeugen oft die schlechtesten Vorlagen. Eine kurze Mandanten- oder Referendar-Anleitung (Licht, Distanz, kein HDR-Chaos, eine Seite pro Foto) verbessert Eingänge spürbar. Im Büro sollten Einzugsscanner regelmäßig gereinigt werden; Streifen auf jeder Seite sind kein „PDF-Problem“.

Nach dem Scan: Orientierung prüfen, dann erst OCR oder Zusammenführen. LexLogik kann schlechte Vorlagen im Browser nachschärfen und erkennen - ersetzt aber nicht den sauberen Erstscan, wenn dieser möglich war.

Gerätepflege und Ersatzprozesse

Verschmutzte Einzugsrollen erzeugen Streifen, die keine Software elegant entfernt. Reinigungsintervalle festlegen. Für Ausfalltage einen Ersatzweg definieren, damit Fristen nicht an Hardware hängen.

Hersteller-Dokumentenmodus an realen Urteilskopien testen, nicht am Prospekt. Neue Mitarbeitende sollten den Scanstandard in der ersten Woche unter Aufsicht durchlaufen.

Außentermine erzeugen oft die schlechtesten Vorlagen. Eine kurze Anleitung zu Licht, Distanz und einer Seite pro Foto verbessert Eingänge spürbar.

Verantwortung teilen

Assistenz scannt, Anwältin prüft inhaltlich - aber Qualitätsregeln müssen beiden gehören. Wiederkehrende Mängel gehören in die wöchentliche Kurzrückmeldung, nicht in stille Frustration vor dem Portal.

Scannerprofil je Vorlagentyp

Definieren Sie Profile für Textseiten, Farbbeweise und Pläne (dpi, Farbe/Grau, Duplex). Assistenz wählt Profil statt freier Experimente. Spätere OCR- und Portalprobleme sinken spürbar, wenn die Vorlage von Anfang an stimmt.

Glasplatten- und Randpflege

Verschmutzte Glasplatten und zu eng gesetzte Ränder erzeugen Artefakte, die keine Engine zuverlässig repariert. Wöchentliche Reinigung und ein Rand von wenigen Millimetern um den Text sind banale, hochwirksame Regeln. Fotografieren Sie problematische Vorlagen nicht schräg von oben mit dem Handy, wenn ein Flachbett verfügbar ist. Die beste OCR beginnt am Scanner.

Kalibrieren Sie Scanner nach Wartung oder Umzug mit einer Testseite (feine Linien, kleine Ziffern, Graustufenkeil). Ohne Kalibrierung wandern Profile still. Fünf Minuten Testseite sparen Stunden Nacharbeit an Mandaten.

Duplex und Leerseiten-Policy

Legen Sie fest, ob Duplex Standard ist und wie mit Rückseiten-Leerseiten umzugehen ist. Uneinheitliche Einstellungen erzeugen unnötige Seitenzahlen und Portalvolumen. Eine Policy-Zeile am Scanner reicht oft.

Scaneinstellungen entscheiden über OCR-Treffer und Portallesbarkeit lange vor dem Upload. Ausreichende Auflösung, korrekte Farbe und saubere Ausrichtung sind Mandatsqualität, nicht Technikspielerei. Wer Profile pflegt, spart Nacharbeit an dunklen Kopien und schiefen Stapeln.