JPEG oder PNG: Welches Scanformat trägt Stempel und Unterschriften?

Ein Fax mit blauem Stempel, ein unterschriebenes Vollmachtsformular, eine farbige Anlage aus dem Behördenportal: Drei Vorlagen, drei Risiken. In der Kanzlei entscheidet das Bildformat oft still darüber, ob OCR später sauber greift und ob die Datei vor dem Portal-Upload noch einmal neu gescannt werden muss.

JPEG und PNG sind keine Geschmacksfrage. Sie steuern Dateigröße, Artefakte an Kanten und die Lesbarkeit von feinen Linien. Wer hier nur nach „möglichst klein“ optimiert, spart Megabyte und verliert später Zeit an Nacharbeiten.

Was JPEG in der Praxis leistet

JPEG eignet sich gut für fotografische Beilagen: Raumfotos, Unfallstellen, Gerätebilder. Die verlustbehaftete Kompression hält die Datei handlich, solange Kontrast und Schärfe ausreichen. Bei Textseiten mit gleichmäßigem Grau und klarer Schrift kann eine moderate JPEG-Qualität ebenfalls genügen - etwa für interne Arbeitskopien, die ohnehin neu gesetzt werden.

Problematisch wird JPEG, sobald Stempel, Unterschriften, handschriftliche Randnotizen oder feine Tabellenlinien im Spiel sind. Typische Artefakte erscheinen als „Matsch“ an Kanten. OCR liest dann „8“ statt „B“, Aktenzeichen zerfallen, und die zweite Kontrolle im Zoom kostet mehr als die größere Ausgangsdatei.

Wann PNG die bessere Wahl ist

PNG speichert verlustfrei. Für Schwarzweiß- und Graustufen-Schriftsätze mit Stempeln, Siegeln und Unterschriften ist das oft die robustere Basis - besonders wenn danach OCR, Zuschneiden oder Kontrastkorrektur folgen. Die Dateien werden größer, bleiben aber technisch ehrlicher: Was gescannt wurde, bleibt sichtbar.

Viele Kanzleien kombinieren bewusst: PNG oder hochwertiges TIFF als Archiv- und OCR-Vorlage, komprimiertes PDF erst am Ende der Kette. So trennen Sie Qualitätssicherung und Versandgröße. LexLogik unterstützt genau solche Browser-Workflows, in denen die Ausgangsqualität nicht schon im ersten Speichern verbraucht wird.

Eine einfache Entscheidungsregel für Teams

Legen Sie fest, welche Dokumentklassen welches Format verlangen. Ein praktikabler Standard:

• Unterschriften, Stempel, Siegel, handschriftliche Ergänzungen: PNG (oder gleichwertig verlustfrei).
• Reine Druckschrift ohne kritische Mikrozeichen, interne Zweitkopie: JPEG mit dokumentierter Qualitätsstufe.
• Gemischte Pakete: kritische Seiten separat behandeln, nicht alles mit einer Einstellung „durchdrücken“.
• Vor Portal-Upload: kritische Seiten in 150-200 % Zoom prüfen - Kanten, Ziffern, Stempelrand.

Dokumentieren Sie die Qualitätsstufe (nicht nur „hoch/niedrig“) und wer freigibt. Sonst entsteht in jeder Vertretung ein neuer Quasi-Standard.

Häufige Fehler vor Fristen

Kurz vor dem Upload wird oft „noch einmal stärker komprimiert“. Genau dann entstehen Artefakte, die im Thumbnail unsichtbar bleiben. Ein zweiter Blick einer anderen Person auf Stempel- und Unterschriftsseiten ist günstiger als ein abgelehnter Portalversuch.

Behalten Sie das Originalscan getrennt von der komprimierten Versandfassung. Wenn später Zweifel an der Lesbarkeit auftauchen, brauchen Sie die verlustfreie Quelle - nicht nur die zuletzt verschickte PDF.

Auflösung und Farbtiefe im Teamstandard

Legen Sie neben dem Format auch Zielauflösung und Farbmodus fest. Für Stempel- und Unterschriftsseiten haben sich 300 dpi und Farbe oder Graustufe bewährt; reine Textschriftsätze ohne Mikrozeichen können in 200-300 dpi Schwarzweiß bleiben. Wer mobil fotografiert, prüft zusätzlich, ob die App still auf aggressive JPEG-Kompression zurückfällt - dann lieber PNG-Export erzwingen, bevor die Akte weiterwandert.

Freigabe vor dem Portal-Upload

Lassen Sie Stempel- und Unterschriftsseiten von einer zweiten Person im Zoom prüfen, bevor die komprimierte Versandfassung erzeugt wird. Die Assistenz notiert Qualitätsstufe und Format in der Aktenzeile; die mandatsführende Person gibt frei, wenn Fristen oder Behördenportale betroffen sind. So bleibt die Formatregel keine IT-Fußnote, sondern Teil der Fristkette.

Wer Format, Auflösung und Freigabe einmal festzieht, spart Rescans unter Fristdruck. Die Entscheidung JPEG oder PNG gehört in denselben Teamstandard wie Dateinamen und OCR-Sprache - nicht in die individuelle Scanner-Einstellung des Tages.