JPEG eller PNG: hvilket scanformat beskytter stempel og signatur?

En faks med blått stempel, et signert fullmaktsskjema, et fargebilag fra en etatsportal: tre kilder, tre risikoer. I advokatpraksis avgjør bildeformatet ofte stille om OCR vil holde, og om noen må skanne på nytt før portalopplasting.

JPEG og PNG er ikke smak. De styrer filstørrelse, artefakter langs kanter og lesbarhet for fine linjer. Den som bare optimaliserer for «minst mulig» sparer megabyte og bruker dem senere på omarbeid.

Hva JPEG gjør godt i praksis

JPEG egner seg for fotografiske bilag: stedsbilder, ulykkessteder, utstyr. Tapsbasert komprimering holder filen håndterlig hvis kontrast og skarphet er tilstrekkelig. For tekstsider med jevn gråtone og klar skrift kan moderat JPEG-kvalitet også fungere - for eksempel til interne arbeidskopier som likevel skal settes på nytt.

JPEG blir risikabelt når stempler, signaturer, håndskrevne marginalnoter eller fine tabellinjer betyr noe. Typiske artefakter blir «grøt» langs kanter. OCR leser da «8» i stedet for «B», saksnummer faller fra hverandre, og en andre zoomkontroll koster mer enn den større kildefilen.

Når PNG er det bedre valget

PNG lagrer tapsfritt. For svart-hvitt og gråtoneprosesskriv med stempler, segl og signaturer er det ofte det mer robuste utgangspunktet - særlig hvis OCR, beskjæring eller kontrastkorreksjon følger. Filene blir større, men teknisk ærlige: det som ble skannet, forblir synlig.

Mange firmaer kombinerer bevisst: PNG eller høykvalitets TIFF som arkiv- og OCR-kilde, komprimert PDF først i slutten av kjeden. Slik skilles kvalitetskontroll og sende størrelse. LexLogik støtter nettleserflyter der kildekvaliteten ikke brukes opp i første lagring.

En enkel beslutningsregel for teamet

Avklar hvilke dokumentklasser som krever hvilket format. En praktisk standard:

• Signaturer, stempler, segl, håndskrevne tillegg: PNG (eller tilsvarende tapsfritt).
• Ren trykt tekst uten kritiske mikrotegn, intern andrekopi: JPEG med dokumentert kvalitetsnivå.
• Blandede pakker: behandle kritiske sider separat; ikke tving én innstilling gjennom alt.
• Før portalopplasting: sjekk kritiske sider i 150-200 % zoom - kanter, sifre, stempelkant.

Dokumenter kvalitetsnivået (ikke bare «høy/lav») og hvem som frigi. Ellers oppstår en ny kvasi-standard i hver vikarordning.

Vanlige feil før frister

Like før opplasting «komprimeres det én gang til». Da oppstår artefakter som miniatyrbilder skjuler. Et andre blikk på stempel- og signatursider er billigere enn et avvist portalforsøk.

Hold originalskanningen adskilt fra den komprimerte innsendingskopien. Oppstår det senere tvil om lesbarhet, trenger dere den tapsfrie kilden - ikke bare den siste PDF-en som gikk ut.

Oppløsning og fargedybde i teamstandarden

Fastsett også måloppløsning og fargemodus, ikke bare filformat. For stempel- og signatursider fungerer 300 dpi og farge eller gråtoner godt; rene trykte tekstsider uten mikrotegn kan ligge i 200-300 dpi svart-hvitt. Ved mobilfotografering: sjekk om appen stille faller tilbake til aggressiv JPEG-komprimering - tving da PNG-eksport før saken går videre. Arkiver originalopptaket separat fra den komprimerte innsendingskopien, slik at lesbarhet senere kan dokumenteres uten ny skanning hos klienten.

Frigivelse før portalopplasting

La en annen person zoome inn på stempel- og signatursider før den komprimerte innsendingskopien lages. Assistenten noterer kvalitetsnivå og format i sakslinjen; saksansvarlig frigi når frister eller etatsportaler er berørt. Da blir formatregelen del av fristkjeden, ikke en IT-fotnote.

Når format, oppløsning og frigivelse er satt, unngår dere ny skanning under fristpress. Valget JPEG eller PNG hører hjemme i samme teamstandard som filnavn og OCR-språk - ikke i dagens skannerinnstilling.