Hygiène de versions pour liasses et paquets de pièces

Une liasse de pièces grandit sur plusieurs jours : nouvelles factures, page d'expertise remplacée, mandat tardif. Sans hygiène de versions, apparaissent des dossiers parallèles « actuel », « actuel2 » et « pour envoi ». La question « Qu'est-ce qui est exactement parti ? » devient alors coûteuse.

L'hygiène de versions ne signifie pas traiter chaque PDF comme Git. Elle signifie distinguer trois états et n'en marquer qu'un comme opposable.

Trois états à garder clairs

Copie de travail : interne, incomplète, peut contenir des erreurs.
Version validée : contrôlée sur le fond, pas forcément envoyée.
Version déposée / envoyée : référencable de façon immuable, avec date et canal.

Beaucoup de litiges internes naissent parce que version validée et version déposée divergent en silence - par exemple une page échangée après validation. La règle : une fois marquée « déposée », seulement une nouvelle version avec nouveau suffixe ; jamais d'écrasement.

Liasses plutôt que chaos unitaire

Gérez les paquets de pièces comme une liasse nommée avec sommaire (même une simple page texte). Remplacez des pages individuelles seulement avec trace : quelle pièce, pourquoi, qui a validé. Quand le tribunal ou la partie adverse cite « votre pièce K7 », vous devez retrouver la même séquence d'octets.

Compression et OCR se placent idéalement avant le marquage « prêt à envoyer ». Sinon naissent deux fichiers « finaux » avec couches texte différentes. LexLogik convient à la préparation technique ; la décision de version reste humaine et documentée.

Règles d'équipe pratiques

• Au plus un fichier par liasse avec statut « prêt à envoyer » dans le dossier de validation.
• Archiver les anciens états ; ne pas supprimer tant que le dossier est vivant.
• Chronologie dans le nom ou le champ DMS, pas seulement dans le chat.
• Envoi e-mail : conserver message-ID ou journal d'envoi avec la version.

Quand quelque chose a mal tourné

Reconstituez : quels hashs ou tailles/paginations correspondent au journal d'envoi ? Soyez transparent avec client et tribunal si une version corrigée doit suivre. Dissimuler coûte la confiance ; un dépôt complémentaire propre avec libellé clair ne coûte souvent qu'une explication.

Une bonne hygiène de versions est invisible quand elle fonctionne - et gênamment visible quand elle manque.

Empreintes et pagination comme ancres du quotidien

Sans hash DMS, taille, nombre de pages et une courte empreinte du outil PDF suffisent souvent. Notez-les dans la ligne d'envoi du dossier. En cas de question du client ou du tribunal, vous prouvez en minutes quelle séquence d'octets était visée. Pour les grosses liasses, une matrice de changements (date, pièce remplacée, motif, validant) empêche les « petites corrections » de rester invisibles.

Dossier de validation et protection en écriture

Rendez le dossier « prêt à envoyer » en lecture seule sauf pour l'office management et le responsable du dossier. Les collaborateurs travaillent dans le dossier de travail ; une copie n'y entre qu'après validation. Cela évite un monde parallèle de fichiers « final » sur le bureau de l'associé.

L'hygiène de versions se prouve quand on demande quelle séquence d'octets est vraiment partie. Une matrice de changements et un dossier de validation protégé répondent en minutes - sans archéologie de chat.